PENGGOLONGAN SURAT

Bentuk Penggolongan Surat

Surat dapat digolongkan ke dalam beberapa bagian.

Penggolongan Menurut wujud surat, meliputi:

a.     Surat biasa atau bersampul

yaitu surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul untuk kemudian dikirimkan.

b.     Memo dan nota

yaitu surat yang dipakai secara intern di dalam suatu organisasi. Memo dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor, yang umumnya berisi informasi singkat.

c.     Kartu pos

yaitu benda pos berbentuk kartu berukuran 10x15 cm atau 15x20 cm yang digunakan ketika isi surat itu singkat dan tidak rahasia.

d.    Warkat pos

yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat dapat digunakan jika isi surat lebih panjang dari kartu pos, serta jika isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yang tercantum pada alamat surat.

e.     Telegram

yaitu surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan, karena dibatasi jumlah huruf/ kata.

f.      Surat tanda bukti

yaitu surat yang berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktifitas antara dua pihak, seperti kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas dan sebagainya.

Penggolongan Menurut sifat isi surat, meliputi:

a.     Surat pribadi

yaitu surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi digolongkan dalam 2 macam yaitu:

1)        Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

Misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat, dan sebagainya yang sifatnya informal.

2)        Surat pribadi yang bersifat setengah resmi

Surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.

b.     Surat dinas

yaitu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, baik lembaga pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya. Isi surat dinas menyangkut hal-hal kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua, yaitu:

1)      Surat dinas pemerintah

Yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan. Contohnya memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keputusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas.

2)      Surat dinas swasta.

Yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya surat ini disebut juga sebagai surat niaga. Contohnya surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pembayaran, surat penagihan, surat penundaan pembayaran, surat keberatan

Penggolongan Menurut keamanan isi surat, meliputi:

a.     Surat biasa

yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca oleh orang lain.

b.    Surat rahasia

yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia biasanya ditandai dengan RHS atau R.

c.     Surat sangat rahasia

yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut sama sekali tidak boleh dibaca oleh pihak yang tidak berkepentingan. Pada sampulnya umumnya ditandai dengan SRHS atau SR.

Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya, meliputi:

a.     Surat biasa

yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

b.    Surat segera

yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera atau lebih cepat dari surat biasa.

c.     Surat sangat segera

yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, dan harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau menjadi prioritas utama.

Penggolongan Surat Menurut Kegiatan, meliputi:

a.     Surat intern

yaitu surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.

b.     Surat ekstern

yaitu surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.

Penggolongan Surat Menurut sasaran yang dituju, meliputi:

a.     Surat biasa

yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu

b.     Surat edaran

yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

Penggolongan Surat Menurut dinas pos, meliputi:

a.     Surat biasa

yaitu surat yang pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat jenis ini tidak memerlukan tanggapan cepat atau paling dahulu.

b.     Surat kilat

yaitu surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu. Surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.

c.     Surat kilat khusus

yaitu surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.

d.    Surat tercatat

adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya yang dibuat oleh kantor pos.

e.     Surat berharga
yaitu surat penting yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain.